Khi lao động thôi việc, chấm dứt hợp đồng hoặc giảm số lượng nhân sự, doanh nghiệp phải báo giảm BHXH trong vòng thời gian quy định. Báo giảm đúng thời hạn giúp doanh nghiệp tránh phạt hành chính, giảm bớt các khoản đóng BHYT không cần thiết, và đảm bảo tuân thủ pháp luật. Bài này hướng dẫn chi tiết cách thực hiện báo giảm BHXH trên cổng dịch vụ công một cách nhanh chóng, chính xác.

1. Những Điều Cần Biết Trước Khi Báo Giảm BHXH

Báo giảm BHXH là thủ tục bắt buộc mà doanh nghiệp phải thực hiện khi:

• Lao động chấm dứt hợp đồng lao động
• Lao động thôi việc hoặc bị sa thải
• Thay đổi mục đích sử dụng lao động
• Giảm số lượng nhân sự

Thời Hạn Báo Giảm

Từ ngày 1 đến ngày cuối cùng tháng chấm dứt hợp đồng lao động. Nếu muốn tránh phát sinh BHYT, có thể báo giảm từ ngày 28 đến ngày cuối cùng tháng trước liền kề chấm dứt HĐLĐ.

Căn Cứ Pháp Lý

Theo Khoản 1 Điều 29 Luật Bảo hiểm xã hội 2024: "Khi thông tin đăng ký kê khai tham gia bảo hiểm xã hội thay đổi, người đăng ký kê khai phải nộp tờ khai điều chỉnh thông tin kèm theo bản sao giấy tờ có liên quan cho cơ quan bảo hiểm xã hội."

Cập nhật theo Luật BHXH 2024 — kiểm tra lại nếu có thay đổi mới

Bảo hiểm xã hội

2. Hướng Dẫn Báo Giảm BHXH Từng Bước Trên Dịch Vụ Công

Bước 1: Truy Cập Cổng Dịch Vụ Công BHXH

1. Mở trình duyệt web và truy cập vào: dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn
2. Bạn cũng có thể vào qua trang chính của BHXH Việt Nam rồi chọn "Dịch vụ công trực tuyến"

Bước 2: Đăng Nhập Vào Tài Khoản

1. Nhấp vào "Đăng nhập" ở góc trên phải của màn hình
2. Nhập tên đăng nhập và mật khẩu tài khoản doanh nghiệp của bạn
3. Nếu chưa có tài khoản, cần đăng ký tài khoản doanh nghiệp trên cổng (yêu cầu Mã số doanh nghiệp, MST)
4. Bấm "Đăng nhập"

Bước 3: Chọn Thủ Tục "Báo Tăng, Báo Giảm, Điều Chỉnh"

1. Sau khi đăng nhập, tìm mục "Kê khai hồ sơ" hoặc "Hồ sơ dịch vụ"
2. Chọn thủ tục: "Báo tăng, báo giảm, điều chỉnh đóng BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ, BNN"
3. Cách khác: Bạn có thể tìm kiếm bằng mã thủ tục 600
4. Bấm "Kê khai - Xác nhận"

Bước 4: Chọn Lao Động Cần Giảm

1. Bấm "Chọn lao động"
2. Hệ thống sẽ hiển thị danh sách toàn bộ lao động hiện đang đăng ký của doanh nghiệp
3. Tìm kiếm và chọn lao động cần giảm (có thể tìm theo tên, số CMND, số BHXH)
4. Sau khi chọn, bấm "Giảm lao động"

Bước 5: Chọn Loại Giảm

1. Hệ thống sẽ yêu cầu chọn loại giảm:
   • Giảm hẳn — nếu chấm dứt hoàn toàn hợp đồng lao động
   • Giảm tạm thời — nếu lao động tạm ngừng làm việc nhưng vẫn giữ hợp đồng
2. Trong trường hợp lao động thôi việc, bạn chọn "Giảm hẳn"

Bước 6: Kê Khai Chi Tiết

1. Điền các thông tin yêu cầu:
   • Ngày chấm dứt hợp đồng: Ngày tháng năm lao động thôi việc
   • Lý do chấm dứt: Chọn từ danh sách (thôi việc, sa thải, hết hạn, v.v.)
   • Các thông tin khác: Theo yêu cầu của hệ thống
2. Kiểm tra lại toàn bộ thông tin trước khi tiếp tục

Bước 7: Xác Nhận Và Ký Số

1. Bấm "Kê khai" để lưu thông tin
2. Hệ thống sẽ yêu cầu ký số điện tử trên tờ khai (bắt buộc)
3. Chọn chứng thư ký số của doanh nghiệp (hoặc người đại diện)
4. Nhập mã PIN (nếu có)
5. Bấm "Hoàn thành" hoặc "Gửi"

Bước 8: Tải Tờ Khai Về

1. Sau khi hoàn thành kê khai, chọn "Xem và sửa" để kiểm tra
2. Bấm "Tải về" để lưu mẫu tờ khai BHXH về máy tính
3. Lưu file này để kiểm tra hoặc lưu trữ hồ sơ

Lưu ý: Tờ khai báo giảm BHXH đã được ký số điện tử chính thức sẽ được gửi trực tiếp đến cơ quan BHXH tại địa phương. Doanh nghiệp không cần phải in và nộp giấy tờ trực tiếp (trừ khi cơ quan BHXH yêu cầu bổ sung).

3. Các Tài Liệu Cần Chuẩn Bị

4. Những Lỗi Thường Gặp Khi Báo Giảm BHXH

Lỗi 1: Không Tìm Thấy Lao Động Trên Hệ Thống

Nguyên nhân: Lao động chưa được đăng ký trên cổng BHXH hoặc thông tin không chính xác.

Giải pháp: Kiểm tra lại số CMND, BHXH hoặc liên hệ cơ quan BHXH để xác nhận.

Lỗi 2: Báo Giảm Quá Hạn

Nguyên nhân: Vượt quá ngày 30/31 của tháng chấm dứt.

Giải pháp: Doanh nghiệp vẫn có thể báo giảm nhưng sẽ bị tính thêm phí phạt nếu để lâu. Báo giảm càng sớm càng tốt.

Lỗi 3: Ký Số Thất Bại

Nguyên nhân: Chứng thư ký số có thể đã hết hạn hoặc chưa được cấu hình đúng.

Giải pháp: Kiểm tra lại chứng thư ký số và thử lại.

Lỗi 4: Nhập Sai Ngày Chấm Dứt

Nguyên nhân: Nhập sai ngày hoặc thông tin không khớp với hợp đồng.

Giải pháp: Ngày chấm dứt phải là ngày cuối cùng lao động làm việc. Kiểm tra lại hợp đồng lao động để điền đúng ngày tháng năm.

Xem thêm: Quy định mới về BHXH, BHYT từ tháng 9/2026: 4 điểm doanh nghiệp và người lao động cần nắm rõ

5. Câu Hỏi Thường Gặp (FAQ)

Báo Giảm BHXH Mất Bao Lâu?

Quy trình báo giảm qua dịch vụ công thường mất 5-10 phút. Tờ khai sẽ được gửi ngay tức thì đến cơ quan BHXH. Tuy nhiên, cơ quan BHXH cần 1-2 ngày làm việc để xác nhận và cập nhật hệ thống.

Phải Nộp Giấy Tờ Gốc Không?

Không cần nộp giấy tờ gốc nếu báo giảm qua cổng dịch vụ công điện tử. Tờ khai đã được ký số là có hiệu lực pháp lý. Chỉ cần giữ bản sao để kiểm tra hoặc khi cơ quan BHXH yêu cầu.

Nếu Báo Giảm Sai Thông Tin Phải Làm Sao?

Bạn có thể liên hệ cơ quan BHXH địa phương để yêu cầu điều chỉnh lại. Đừng báo giảm lần 2 vì sẽ tạo ra hỗn loạn. Cơ quan BHXH sẽ hỗ trợ đính chính thông tin.

Có Phạt Không Nếu Báo Giảm Muộn?

Có. Theo quy định, doanh nghiệp báo giảm muộn có thể bị phạt hành chính từ 500.000 - 1.000.000 đồng tùy theo quy định địa phương. Ngoài ra, vẫn phải nộp BHYT cho lao động đó trong thời gian chậm trễ.

Doanh Nghiệp Ở Hải Phòng, Hà Nội, Hà Giang Cách Thực Hiện Có Khác Không?

Không khác. Quy trình báo giảm qua cổng dichvucong.baohiemxahoi.gov.vn là thống nhất trên toàn quốc. Tuy nhiên, thủ tục điều chỉnh bổ sung (nếu cần) có thể khác nhau tùy cơ quan BHXH tại địa phương của bạn.

Xem thêm: Hướng dẫn giải trình không đóng BHXH: Quy trình chi tiết và lưu ý

Cần Hỗ Trợ Báo Giảm BHXH Hoặc Các Dịch Vụ Kế Toán Khác?

Công ty TNHH Dịch vụ Doanh nghiệp Ngọc Vân hỗ trợ toàn bộ quy trình báo giảm BHXH và các thủ tục liên quan đến bảo hiểm xã hội cho doanh nghiệp tại Hải Phòng, Hà Nội, Hà Giang với kinh nghiệm hơn 7 năm trong lĩnh vực kế toán - thuế.

Chúng tôi cung cấp dịch vụ:

• Kế toán trọn gói — quản lý sổ sách, hóa đơn, kê khai thuế
• Hoàn thuế — tối ưu hoàn thuế GTGT, thuế thu nhập cá nhân
• Thủ tục BHXH/BHYT — đăng ký, báo tăng, báo giảm, điều chỉnh
• Thay đổi đăng ký kinh doanh — cấp lại, sửa đổi thông tin
• Thành lập doanh nghiệp — hỗ trợ toàn bộ hồ sơ pháp lý

Liên Hệ Tư Vấn Miễn Phí

• Hotline: 0941 233 469
• Email: [email protected]
• Website: vnyuyun.com
• Địa chỉ: Tầng 3, Số 69 Nguyễn Tất Tố, Lê Chân, Hải Phòng
• Slogan: "Trao Niềm Tin — Tặng Giá Trị"

Gọi ngay hoặc inbox để được tư vấn miễn phí về quy trình báo giảm BHXH và các vấn đề kế toán - thuế cho doanh nghiệp của bạn!