Từ ngày 1/7/2026, hồ sơ đăng ký người phụ thuộc có quy định mới theo Thông tư 87/2026/TT-BTC và Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025. Không chỉ tài liệu thay đổi, mà mức giảm trừ gia cảnh cũng tăng đáng kể — giúp hàng triệu người nộp thuế, từ chủ doanh nghiệp tới nhân viên công ty, tiết kiệm chi phí thuế hợp pháp. Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết từng loại người phụ thuộc, danh sách hồ sơ cần chuẩn bị và những lưu ý quan trọng để tránh sai sót.

Hồ Sơ Đăng Ký Người Phụ Thuộc Theo Từng Loại

Quy định mới nhất tại Điều 4 Thông tư 87/2026/TT-BTC quy định chi tiết hồ sơ đăng ký người phụ thuộc cho từng trường hợp cụ thể. Việc chuẩn bị đầy đủ tài liệu từ đầu không chỉ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh tránh rủi ro bị từ chối, mà còn rút ngắn thời gian xử lý và tránh những cuộc kiểm tra bất ngờ từ cơ quan thuế.

Hồ Sơ Người Phụ Thuộc Là Con (Đẻ, Nuôi, Con Riêng)

Khi đăng ký người phụ thuộc là con, bạn cần chuẩn bị tài liệu tương ứng:

Con đẻ:

• Bản chụp Giấy khai sinh của con
• Hoặc Quyết định việc nhận cha, mẹ, con / văn bản xác nhận mối quan hệ cha, mẹ với con
• Bản chụp thẻ Căn cước của con (nếu đã được cấp)

Con nuôi:

• Bản chụp Giấy khai sinh của con
• Bản chụp thẻ Căn cước của con (nếu có)
• Bản chụp Quyết định công nhận hoặc Giấy chứng nhận việc nuôi con nuôi

Con riêng của vợ hoặc chồng:

• Bản chụp Giấy khai sinh của con
• Bản chụp thẻ Căn cước của con (nếu có)
• Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn của người nộp thuế
• Các giấy tờ khác chứng minh mối quan hệ với con riêng

Lưu ý đặc biệt: Trường hợp con từ 18 tuổi trở lên nhưng mất năng lực hành vi dân sự hoặc là người khuyết tật, hồ sơ cần thêm Giấy xác nhận mất năng lực hoặc Giấy xác nhận khuyết tật. Nếu con đang học đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp hoặc trung học phổ thông, phải có thêm thẻ sinh viên hoặc bản khai có xác nhận của nhà trường.

Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc là con

Hồ Sơ Người Phụ Thuộc Là Vợ hoặc Chồng

Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc là vợ/chồng khá đơn giản:

• Bản chụp thẻ Căn cước
• Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn hoặc giấy tờ khác chứng minh mối quan hệ vợ chồng do cơ quan có thẩm quyền cấp

Hồ Sơ Người Phụ Thuộc Là Cha Mẹ (Đẻ, Nuôi, Dượng/Kế)

Tùy theo tính chất mối quan hệ, hồ sơ sẽ khác nhau:

Cha đẻ, mẹ đẻ:

• Bản chụp thẻ Căn cước của cha, mẹ
• Bản chụp Giấy khai sinh của người nộp thuế
• Hoặc Quyết định xác nhận mối quan hệ cha, mẹ với con

Cha nuôi, mẹ nuôi:

• Bản chụp thẻ Căn cước của cha, mẹ
• Bản chụp Quyết định công nhận Giấy chứng nhận việc nuôi con nuôi

Cha vợ, mẹ vợ hoặc cha chồng, mẹ chồng:

• Bản chụp thẻ Căn cước của cha, mẹ
• Bản chụp Giấy khai sinh của vợ hoặc chồng
• Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn của người nộp thuế

Cha dượng, mẹ kế:

• Bản chụp thẻ Căn cước
• Bản chụp Giấy khai sinh của người nộp thuế
• Bản chụp Giấy chứng nhận kết hôn chứng minh mối quan hệ vợ chồng

Hồ Sơ Người Phụ Thuộc Là Người Không Có Nơi Nương Tựa

Trường hợp đặc biệt này yêu cầu:

• Bản chụp thẻ Căn cước
• Bảng kê khai về người phải trực tiếp nuôi dưỡng (theo mẫu pháp luật)
• Giấy tờ chứng minh mối quan hệ
• Giấy tờ chứng minh người nộp thuế phải có nghĩa vụ nuôi dưỡng (nếu có)

Xem thêm: Hướng dẫn chuyên sâu nộp thuế TNCN theo quý đúng quy định pháp luật hiện hành

Mức Giảm Trừ Gia Cảnh Mới Từ 1/7/2026

Một thay đổi quan trọng mà hồ sơ đăng ký người phụ thuộc gắn liền là mức giảm trừ gia cảnh cũng được tăng từ ngày 1/7/2026 theo quy định của Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025 và Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15. Mức giảm trừ này áp dụng cho tất cả mọi người nộp thuế, bất kể làm việc tại doanh nghiệp nào hay là hộ kinh doanh độc lập.

Mức Giảm Trừ Bản Thân Người Nộp Thuế

• Mức giảm trừ bản thân: 15,5 triệu đồng/tháng (tương đương 186 triệu đồng/năm)
• Đây là khoản giảm trừ cơ bản áp dụng cho chính người nộp thuế, không phụ thuộc vào việc có người phụ thuộc hay không

Mức Giảm Trừ Mỗi Người Phụ Thuộc

• Mức giảm trừ cho mỗi người phụ thuộc: 6,2 triệu đồng/tháng
• Áp dụng cho từng người được công nhận là người phụ thuộc (con, vợ/chồng, cha mẹ, người không có nơi nương tựa, v.v.)

Ví dụ minh họa: Một chủ doanh nghiệp tại Hải Phòng có vợ và 2 con, nộp thuế từ lương kinh doanh hàng tháng là 50 triệu đồng. Mức giảm trừ gia cảnh sẽ là: 15,5 + (6,2 × 3) = 33,1 triệu đồng/tháng. Tổng thu nhập chịu thuế = 50 - 33,1 = 16,9 triệu đồng/tháng.

Mức giảm trừ gia cảnh mới từ 1/7/2026

Qui Trình Đăng Ký & Thay Đổi Người Phụ Thuộc

Khi Nào Cần Đăng Ký Hồ Sơ Người Phụ Thuộc?

Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc cần được nộp trong các tình huống:

• Lần đầu tiên có người phụ thuộc mới
• Người phụ thuộc thay đổi (sinh con mới, con đủ 18 tuổi và không còn học, v.v.)
• Mối quan hệ thay đổi (ly hôn, mất người thân)
• Thay đổi thông tin về người phụ thuộc (địa chỉ, tình trạng sức khỏe nếu khuyết tật)

Trách Nhiệm Của Người Nộp Thuế

Theo quy định tại Thông tư 87/2026/TT-BTC, người nộp thuế phải:

• Thực hiện đăng ký, thay đổi người phụ thuộc đúng quy định pháp luật
• Tự chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của thông tin kê khai
• Kê khai chính xác thu nhập của người phụ thuộc (nếu có)
• Lưu giữ đầy đủ hồ sơ chứng minh để phục vụ cho công tác thanh tra, kiểm tra, kiểm toán

Trường hợp phát hiện kê khai không đúng, người nộp thuế sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

Những Trường Hợp Đặc Biệt Cần Lưu Ý

Con Từ 18 Tuổi Trở Lên Đang Học Tập

Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc cho trường hợp này yêu cầu bổ sung:

• Thẻ sinh viên (nếu là sinh viên đại học, cao đẳng, trung học chuyên nghiệp)
• Bản khai có xác nhận của nhà trường
• Giấy tờ khác chứng minh đang học bậc phổ thông hoặc học nghề
• Lưu ý: Thời gian chờ kết quả thi từ tháng 6-9 năm lớp 12 cũng được tính là đang học

Người Không Có Khả Năng Lao Động

Ngoài các tài liệu chứng minh mối quan hệ, hồ sơ cần bổ sung:

• Giấy tờ chứng minh người đó có tỷ lệ suy giảm khả năng lao động từ 81% trở lên
• Giấy xác nhận phải được cấp theo quy định của pháp luật về người khuyết tật

Cá Nhân Cư Trú Là Người Nước Ngoài

Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc cho trường hợp này:

• Phải có tài liệu pháp lý được cơ quan có thẩm quyền cấp
• Phải đảm bảo đáp ứng đầy đủ điều kiện là người phụ thuộc
• Phải rõ ràng thể hiện mối quan hệ với người nộp thuế

Những trường hợp cần lưu ý cho hồ sơ đăng ký người phụ thuộc

Xem thêm: 07 trường hợp không tính tiền chậm nộp thuế theo Nghị định 252/2026

Câu Hỏi Thường Gặp

1. Hồ Sơ Đăng Ký Người Phụ Thuộc Cần Nộp Đến Đâu?

Hồ sơ thường được nộp cho cơ quan thuế tại địa phương nơi bạn nộp thuế. Nếu bạn là nhân viên công ty, hồ sơ có thể được nộp qua đơn vị trả thu nhập. Nếu là chủ doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh tại Hải Phòng, Hà Nội hoặc các địa phương khác, hãy liên hệ trực tiếp cơ quan thuế địa phương để biết cụ thể.

2. Thay Đổi Người Phụ Thuộc Có Mất Phí Không?

Không. Đăng ký và thay đổi thông tin người phụ thuộc là quy định pháp luật mà bạn phải thực hiện, không phải dịch vụ có lệ phí.

3. Con 18 Tuổi Nhưng Không Học Có Được Tính Là Người Phụ Thuộc?

Không. Nếu con từ 18 tuổi trở lên không còn học tập và không có tỷ lệ khuyết tật từ 81% trở lên, thì không được tính là người phụ thuộc (trừ trường hợp mất năng lực hành vi dân sự).

4. Giấy Tờ Của Con Phải Là Bản Gốc Hay Bản Chụp?

Theo quy định, bạn chỉ cần nộp bản chụp Giấy khai sinh, thẻ Căn cước, Giấy chứng nhận kết hôn, v.v. Không cần nộp bản gốc.

5. Khi Nào Mức Giảm Trừ Mới 6,2 Triệu Đồng Bắt Đầu Áp Dụng?

Từ ngày 1/7/2026, mức giảm trừ gia cảnh tăng lên. Tuy nhiên, bạn phải đảm bảo hồ sơ đăng ký người phụ thuộc được công nhận trước khi áp dụng. Nếu không có hồ sơ hợp lệ, cơ quan thuế sẽ từ chối.

6. Liệu Tôi Có Thể Đăng Ký Người Phụ Thuộc Thế Hệ Thứ Ba (Ông Bà)?

Theo quy định hiện hành, hồ sơ đăng ký người phụ thuộc chỉ áp dụng cho bản thân, vợ/chồng, con, cha mẹ, người không có nơi nương tựa (phải nuôi dưỡng). Ông bà chỉ được tính khi họ là cha mẹ đẻ hoặc nuôi của bạn hoặc của vợ/chồng bạn.

Xem thêm: Chính Sách Kế Toán Mới 2026: Những Thay Đổi Bắt Buộc Chủ Doanh Nghiệp Phải Nắm Rõ

Kết Luận

Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc năm 2026 không chỉ là yêu cầu hành chính, mà còn là cơ hội hợp pháp để bạn giảm chi phí thuế thu nhập cá nhân với mức giảm trừ gia cảnh tăng lên 6,2 triệu đồng/người phụ thuộc/tháng.

Dù bạn là chủ doanh nghiệp tại Hải Phòng, Hà Nội, hộ kinh doanh hay nhân viên công ty, việc chuẩn bị đầy đủ tài liệu và kê khai chính xác sẽ giúp tránh những rủi ro bị phạt, kiểm tra hay phải bổ sung nộp thuế. Hãy bắt đầu từ ngay hôm nay để đảm bảo quyền lợi của bạn.

Cần hỗ trợ xác minh hồ sơ hoặc tính toán mức giảm trừ chính xác? Đội ngũ kế toán viên kinh nghiệm của Công ty TNHH Dịch vụ Doanh nghiệp Ngọc Vân sẵn sàng tư vấn miễn phí cho bạn.

Công ty TNHH Dịch vụ Doanh nghiệp Ngọc Vân

• Hotline: 0941 233 469 | Zalo: 0789 368 883
• Website: vnyuyun.com
• Email: ttv@vnyuyun.com
• Wechat: Vnyuyun
• Fanpage: Kế Toán Thuế Ngọc Vân
• Địa chỉ:
  • Tầng 3, Số 69 Nguyễn Tất Tố, Phường Lê Chân, Hải Phòng
  • Tầng 6, Số 2 Ngõ 18, Nguyễn Cơ Thạch, Từ Liêm, Hà Nội
  • Số 88, Đường 20/8, Phường Hà Giang 1, Tuyên Quang