Trong công tác hạch toán và xuất hóa đơn điện tử hàng ngày, tình trạng xuất nhầm hoặc sai lệch ngày lập hóa đơn diễn ra khá phổ biến. Vậy hóa đơn xuất sai ngày có điều chỉnh được không, hay bắt buộc phải hủy để lập hóa đơn thay thế?

Việc xử lý sai sót ngày lập hóa đơn không chỉ ảnh hưởng trực tiếp đến kỳ kê khai thuế của cả bên bán lẫn bên mua mà còn tiềm ẩn nguy cơ bị phạt vi phạm hành chính nếu xử lý sai quy định. Dưới đây là hướng dẫn căn cứ theo các quy định mới nhất tại Thông tư 91/2026/TT-BTC và Nghị định 254/2026/NĐ-CP.

1. Hóa đơn xuất sai ngày có điều chỉnh được không?

Câu trả lời phụ thuộc vào việc sai ngày đi kèm với những thông tin nào trên hóa đơn. Căn cứ theo quy định tại khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC về xử lý hóa đơn điện tử đã lập sai, doanh nghiệp không áp dụng một cách cứng nhắc mà cần phân loại theo từng trường hợp cụ thể:

• Nếu chỉ sai duy nhất ngày lập (không sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, tiền thuế, tên hàng hóa): Doanh nghiệp không cần lập hóa đơn điều chỉnh hay thay thế, chỉ cần lập thông báo Mẫu số 04/SS-HĐĐT gửi cơ quan thuế và thông báo cho bên mua.

• Nếu sai ngày đồng thời sai các chỉ tiêu trọng yếu khác (như số tiền, mã số thuế, hàng hóa, thuế suất...): Doanh nghiệp được quyền lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

• Nếu là hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền bị sai ngày: Người bán bắt buộc phải lập hóa đơn thay thế, không thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh.

Hóa đơn sai ngày

Xem thêm: Khoản được trừ khi tính thuế TNCN năm 2026 gồm những gì?

2. Hướng dẫn chi tiết 3 trường hợp xử lý khi hóa đơn xuất sai ngày

Để áp dụng chính xác quy định tại Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, kế toán doanh nghiệp cần đối chiếu hóa đơn sai sót với 3 trường hợp dưới đây:

Trường hợp 1: Chỉ sai ngày lập, các chỉ tiêu bắt buộc khác đều đúng

Căn cứ quy định tại điểm a khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC:

• Áp dụng khi hóa đơn sai ngày, sai tên, địa chỉ, hoặc số tiền bằng chữ nhưng không sai về mã số thuế, số tiền ghi trên hóa đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa dịch vụ.

• Cách xử lý:

  1. Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai.

  2. Người bán không phải lập lại hóa đơn (không lập hóa đơn điều chỉnh, không lập hóa đơn thay thế).

  3. Người bán lập và gửi thông báo cho cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (Phụ lục III ban hành kèm Thông tư 91/2026/TT-BTC) để giải trình về sai sót ngày lập.

Trường hợp 2: Sai ngày kèm theo sai các chỉ tiêu giá trị hoặc nội dung bắt buộc khác

Căn cứ quy định tại điểm b khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC:

• Áp dụng khi hóa đơn sai ngày đồng thời phát sinh sai sót về mã số thuế; tên hàng hóa; quy cách, chất lượng hàng hóa; số tiền; thuế suất; tiền thuế hoặc các nội dung bắt buộc khác.

• Cách xử lý: Người bán được chủ động lựa chọn một trong hai phương án:

  • Phương án 1 - Lập hóa đơn điều chỉnh: Trên hóa đơn điện tử điều chỉnh phải ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

  • Phương án 2 - Lập hóa đơn thay thế: Trên hóa đơn điện tử thay thế phải ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.

Lưu ý về thủ tục văn bản thỏa thuận:

• Trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, nếu người mua là tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thì hai bên phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót và lưu giữ tại đơn vị.

• Trường hợp người mua là cá nhân, người bán thông báo cho người mua hoặc thông báo công khai trên website.

• Miễn lập văn bản thỏa thuận đối với: Hóa đơn chuyển theo Bảng tổng hợp dữ liệu hoặc Bảng chi tiết giao dịch (theo quy định tại khoản 3 Điều 16 Nghị định 254/2026/NĐ-CP); hoặc giao dịch thương mại điện tử, nền tảng số.

• Nếu trong cùng một tháng phát sinh nhiều hóa đơn sai sót cho cùng một người mua (sai thông tin khách hàng, đơn giá, số lượng...), doanh nghiệp được lập 01 hóa đơn điều chỉnh/thay thế chung kèm theo Bảng kê Mẫu số 01/BK-ĐCTT.

Trường hợp 3: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền xuất sai ngày

Căn cứ quy định tại điểm c khoản 1 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC:

• Áp dụng đối với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hoặc hóa đơn điện tử bán hàng hóa là tài sản phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng.

• Cách xử lý: Người bán bắt buộc lập hóa đơn mới thay thế cho hóa đơn lập sai, không áp dụng hình thức lập hóa đơn điều chỉnh (trừ trường hợp đặc thù tại điểm c.2 khoản 5 Điều 10).

Hướng dẫn xử lý khi xuất hóa đơn sai ngày

3. Quy định về hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập

Nhiều doanh nghiệp hiện nay ủy quyền cho đối tác hoặc sàn thương mại điện tử phát hành hóa đơn. Căn cứ theo Điều 9 Thông tư 91/2026/TT-BTC, các nguyên tắc bắt buộc khi ủy nhiệm lập hóa đơn bao gồm:

Khái niệm và hình thức hóa đơn ủy nhiệm

Hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập có thể là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế (bao gồm cả hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền). Trên hóa đơn bắt buộc phải thể hiện đầy đủ:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên ủy nhiệm.

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm.

Nguyên tắc tuân thủ phương pháp tính thuế

Theo điểm h khoản 1 Điều 9 Thông tư 91/2026/TT-BTC, hóa đơn điện tử do bên nhận ủy nhiệm lập phải phù hợp với phương pháp tính thuế giá trị gia tăng của bên ủy nhiệm (khấu trừ hoặc trực tiếp), đồng thời phản ánh đúng thực tế giao dịch phát sinh và nội dung hợp đồng ủy nhiệm đã thỏa thuận.

Xem thêm: Người lao động nghỉ việc: Thủ tục BHXH và Trợ cấp thất nghiệp

4. Tóm tắt quy trình xử lý hóa đơn sai ngày

Việc rà soát và xử lý sai sót hóa đơn đòi hỏi tính chuẩn xác cao về quy trình và thời điểm truyền dữ liệu sang cơ quan thuế. Nếu doanh nghiệp đang gặp khó khăn trong việc đối soát hóa đơn chứng từ, xử lý hóa đơn sai sót phức tạp hoặc chuẩn bị hồ sơ quyết toán thuế, hãy tham khảo các giải pháp hỗ trợ chuyên môn từ Kế Toán Thuế Ngọc Vân.

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ DOANH NGHIỆP NGỌC VÂN

Chuyên cung cấp dịch vụ kế toán thuế trọn gói, gỡ rối và rà soát sổ sách kế toán, xử lý hóa đơn sai sót và đại diện quyết toán thuế chuyên nghiệp cho doanh nghiệp.

• Hotline / Zalo tư vấn miễn phí: 0941 233 469 - 0789 368 883

• Email: [email protected]

• Website: https://vnyuyun.com/

• Trụ sở chính: Tầng 3, Số 69 Nguyễn Tất Tố, Lê Chân, Hải Phòng.

• Chi nhánh Hà Nội: Tầng 6, Số 2 Ngõ 18, Nguyễn Cơ Thạch, Từ Liêm, Hà Nội

• Chi nhánh Tuyên Quang: Số 88, Đường 20/8, Phường Hà Giang 1, Tuyên Quang.