Bạn là chủ hộ kinh doanh hay doanh nghiệp nhỏ, thường xuyên mua hàng không có hóa đơn (hàng xách tay, mua từ người dân, hay từ sàn nước ngoài)? Một câu hỏi lớn lúc nào cũng luẩn quẩn: không có hóa đơn đầu vào có xuất hóa đơn đầu ra được không? Câu trả lời là có được, nhưng phải làm đủ hồ sơ chứng minh.

Bài viết này sẽ giải đáp chi tiết theo quy định hiện hành từ 1/7/2026, giúp bạn tránh rủi ro phạt và yên tâm kinh doanh.

Không có hóa đơn đầu vào có xuất hóa đơn đầu ra được không?

Câu trả lời là: Có, dù không có hóa đơn đầu vào, bạn vẫn phải xuất hóa đơn đầu ra, nhưng với điều kiện phải chứng minh được nguồn gốc hàng hóa đó là từ đâu, bằng những chứng từ hợp lệ khác.

Quy định này áp dụng cho tất cả hộ kinh doanh cá nhân (HKD), cá nhân kinh doanh không đăng ký (CNKD), và doanh nghiệp (DN) có bán hàng. Điều quan trọng là bạn không được bỏ qua bước xuất hóa đơn đầu ra chỉ vì không có chứng từ đầu vào chính thức. Thay vào đó, cần phải chuẩn bị đủ hồ sơ bổ sung để chứng minh tính hợp pháp của khoản chi phí đó.

Hiểu rõ quy định này là bước đầu giúp bạn tránh những sai phạm trong kế toán và thuế, đặc biệt là những khoản phạt nặng từ cơ quan thuế khi kiểm tra. Đối với chủ doanh nghiệp ở Hải Phòng, Hà Nội, hay Tuyên Quang, việc tuân thủ quy định này còn giúp xây dựng lòng tin với khách hàng và nhà cung cấp.

Xem thêm: Phạt mất hóa đơn – Mức phạt cách xử lý khi doanh nghiệp giải thể

Trường hợp nào không có hóa đơn đầu vào?

Không phải lúc nào bạn cũng nhận được hóa đơn chính thức từ nhà cung cấp. Dưới đây là những trường hợp phổ biến mà HKD/CNKD/DN sẽ không có hóa đơn đầu vào:

Mua hàng xách tay hoặc từ sàn thương mại điện tử nước ngoài

Khi bạn mua hàng từ nước ngoài (Singapore, Thái Lan, Trung Quốc, Nhật) hoặc từ các sàn bán hàng online quốc tế, thường không có hóa đơn theo mẫu Việt Nam. Lúc này, chứng từ duy nhất bạn có là biên lai mua hàng, chứng từ thanh toán qua ngân hàng, hoặc email xác nhận đơn hàng từ sàn.

Mua hàng từ người dân sản xuất trực tiếp

Nếu bạn mua hàng nông sản, hàng thủ công, hay sản phẩm nhỏ lẻ từ các hộ sản xuất gia đình không đăng ký kinh doanh, người bán không thể cấp hóa đơn. Chính vì vậy, bạn cần có hợp đồng mua bán, biên bản giao nhận, và thông tin định danh (CCCD) của người bán.

Mua đồ cũ, mua hàng thanh lý

Hàng thanh lý, hàng cũ bán lại từ các cá nhân hoặc doanh nghiệp cũng thường không có hóa đơn đầu vào. Người bán chỉ có thể cấp giấy biên nhận hoặc hợp đồng thanh lý, không phải hóa đơn chính thức.

Mua hàng từ HKD/CNKD dưới ngưỡng 1 tỷ đồng

Từ 1/7/2026, HKD/CNKD chỉ phải xuất hóa đơn khi doanh thu đạt 1 tỷ đồng trở lên (ngoại trừ 8 đối tượng được miễn). Do đó, nếu bạn mua hàng từ một HKD nhỏ chưa đạt ngưỡng này, họ sẽ không cấp được hóa đơn cho bạn.

Các trường hợp không có hóa đơn đầu vào

Xem thêm: Tỷ Giá Xuất Hóa Đơn Xuất Khẩu 2026: Hướng Dẫn Theo Nghị Định 252

Quy định xuất hóa đơn đầu ra 2026 mới nhất

Với Hộ kinh doanh cá nhân (HKD)

Kể từ 1/7/2026, theo Nghị định 254/2024/NĐ-CP, HKD phải xuất hóa đơn đầu ra khi doanh thu đạt 1 tỷ đồng trở lên trong một năm chuẩn. Điều này có nghĩa nếu doanh thu của bạn chưa vượt quá 1 tỷ, không bắt buộc xuất hóa đơn.

Tuy nhiên, có 8 loại HKD được miễn xuất hóa đơn ngay cả khi vượt quá 1 tỷ (theo Điều 7 Nghị định 254/2024/NĐ-CP), gồm:

• Kinh doanh bất động sản
• Kinh doanh rèn luyện thể chất
• Kinh doanh dịch vụ tư vấn
• Kinh doanh dạy học
• Kinh doanh vận tải khách
• Kinh doanh bán hàng qua sàn TMĐT (một phần)
• Kinh doanh hành nghề tự do
• Và một số loại khác được quy định riêng

Với Doanh nghiệp (DN)

Doanh nghiệp luôn phải xuất hóa đơn đầu ra khi có bán hàng, không phân biệt doanh thu bao nhiêu. Không có quy định ngưỡng như HKD/CNKD. Đây là yêu cầu bắt buộc với mọi DN để đảm bảo minh bạch chi phí và doanh thu.

Chứng từ thay thế hóa đơn đầu vào khi không có hóa đơn

Nếu bạn không có hóa đơn đầu vào, bạn vẫn có thể xuất hóa đơn đầu ra, nhưng phải làm đủ hồ sơ chứng minh rằng việc mua hàng đó là có thực. Dưới đây là những chứng từ mà cơ quan thuế và thị trường sẽ chấp nhận:

Hóa đơn giấy

Đây là biên lai hoặc hóa đơn không chính thức từ người bán, được cả hai bên ký xác nhận. Nếu người bán là HKD, Hdg này là chứng cứ quan trọng nhất để chứng minh giao dịch.

Chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng

Nếu bạn trả tiền cho người bán qua chuyển khoản ngân hàng, chứng từ này là bằng chứng mạnh nhất. Ngân hàng sẽ giữ lại sao kê giao dịch, giúp cơ quan thuế kiểm chứng tính đúng đắn của khoản chi phí.

Hợp đồng mua bán hoặc bảng kê mua bán

Hợp đồng hoặc bảng kê chi tiết (theo mẫu Thông tư 20/2026) có chữ ký của cả người mua và người bán, là chứng cứ pháp lý về giao dịch.

Biên bản giao nhận hàng hóa

Tài liệu này ghi rõ ngày tháng, số lượng, chủng loại hàng hóa, tên người giao và người nhận, cùng chữ ký xác nhận từ cả hai bên.

CCCD/CMND của người bán

Nếu bạn mua từ cá nhân, bạn cần lưu giữ thông tin định danh của họ (sao chụp CCCD hoặc CMND) để cơ quan chức năng có thể kiểm chứng khi cần.

Các chứng từ thay thế hóa đơn đầu vào khi không có hóa đơn

Cách làm hồ sơ khi không có hóa đơn đầu vào

Bạn không được phép bỏ qua bước này. Hồ sơ chứng minh cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, lưu giữ lâu dài, để khi cơ quan thuế hoặc thị trường kiểm tra, bạn có thể giải trình ngay được.

Trường hợp 1: Hàng xách tay, mua từ mạng nước ngoài

Chứng từ cần chuẩn bị:

• Biên lai mua hàng từ cửa hàng nước ngoài (hoặc email xác nhận đơn hàng từ sàn)
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (sao kê chuyển tiền quốc tế)
• Vé máy bay, vé xe, hoặc chứng từ chi phí vận chuyển hàng (nếu có)

Những tài liệu này cần được lưu cẩn thận, không nên vứt bỏ. Thời hạn lưu giữ là 3 năm kể từ ngày giao dịch.

Trường hợp 2: Mua hàng từ người dân sản xuất trực tiếp

Chứng từ cần chuẩn bị:

• Thông tin CCCD/CMND của người bán (sao chụp)
• Bảng kê 02/TNDN (theo mẫu Thông tư 20/2026)
• Hợp đồng mua bán hoặc biên lai ký xác nhận
• Biên bản giao nhận hàng hóa (ghi rõ ngày, số lượng, chủng loại)
• Chứng từ chi tiền: nếu trả tiền dưới 5 triệu, có thể trả tiền mặt kèm biên lai; nếu từ 5 triệu trở lên bắt buộc chuyển khoản qua ngân hàng

Trường hợp 3: Mua đồ cũ, hàng thanh lý

Chứng từ cần chuẩn bị:

• Hợp đồng thanh lý hoặc biên lai ký xác nhận từ người bán
• Biên bản giao nhận xác nhận hàng hóa
• Thông tin định danh của người bán (CCCD/CMND)
• Chứng từ chi tiền (tiền mặt có biên lai, hoặc chuyển khoản qua NH)

Trường hợp 4: Mua hàng từ HKD dưới 1 tỷ không xuất được hóa đơn

Chứng từ cần chuẩn bị:

• Hóa đơn giá dụng (Hdg) ký xác nhận từ HKD
• Bảng kê 02/TNDN theo mẫu Thông tư 20/2026
• Chứng từ chuyển khoản qua ngân hàng (với khoản từ 5 triệu trở lên)
• Giấy đăng ký kinh doanh của HKD (bản sao)
• Biên bản giao nhận hoặc biên bản nghiệm thu dịch vụ (nếu mua dịch vụ)

Lưu ý quan trọng: Nếu trả tiền dưới 5 triệu, có thể dùng tiền mặt + biên lai. Nhưng nếu từ 5 triệu trở lên, bắt buộc thanh toán qua ngân hàng để cơ quan thuế dễ dàng xác minh.

Xem thêm: Xử Lý Xuất Hóa Đơn Sai Tên Người Mua Hàng Theo Thông Tư 91 Như Thế Nào?

Những lưu ý quan trọng khi không có hóa đơn đầu vào

Khoản chi phí này có được tính vào chi phí được trừ không?

Nếu bạn làm đủ hồ sơ chứng minh, khoản chi phí mua hàng không có hóa đơn sẽ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN (nếu bạn là HKD) hoặc TNCN (nếu bạn là CNKD). Với doanh nghiệp, khoản này cũng được trừ khỏi doanh thu để tính lợi nhuận chịu thuế.

Phạt sẽ như thế nào nếu không chuẩn bị hồ sơ?

Nếu bạn xuất hóa đơn đầu ra nhưng không có chứng cứ chứng minh hóa đơn đầu vào, khi cơ quan thuế kiểm tra, bạn sẽ bị:

• Phạt hành chính: từ 2 đến 5 triệu đồng (trường hợp lỗi nhẹ)
• Phạt nặng hơn: 5 đến 10 triệu đồng hoặc cao hơn nếu vi phạm nghiêm trọng
• Không được tính chi phí: khoản chi phí này sẽ không được trừ, dẫn đến tính thuế cao hơn

Đó là lý do tại sao bạn phải chuẩn bị đủ hồ sơ ngay từ lúc giao dịch, không phải chờ đến khi bị kiểm tra mới lo.

Lưu giữ hồ sơ bao lâu?

Theo quy định, bạn phải lưu giữ tất cả chứng từ liên quan ít nhất 3 năm kể từ ngày giao dịch. Nếu có tranh chấp hay kiểm tra thuế, có thể bị yêu cầu lưu giữ lâu hơn.

Tại sao chọn Ngọc Vân để giải quyết vấn đề hóa đơn và chứng từ?

Kế Toán Thuế Ngọc Vân có 7+ năm kinh nghiệm tư vấn kế toán thuế trọn gói cho HKD, CNKD, và doanh nghiệp tại Hải Phòng, Hà Nội, và Tuyên Quang. Chúng tôi hiểu rõ những thách thức mà chủ doanh nghiệp nhỏ gặp phải — đặc biệt là vấn đề chứng từ và hóa đơn khi hoạt động kinh doanh linh hoạt.

Đội ngũ Kế toán thuế Ngọc Vân

Đội ngũ kế toán viên của Ngọc Vân không chỉ giúp bạn làm sổ sách kế toán đầy đủ, mà còn tư vấn cách chuẩn bị hồ sơ chứng minh để tránh rủi ro phạt từ cơ quan thuế. Chúng tôi cũng cung cấp dịch vụ kế toán trọn gói, bao gồm khai thuế, quyết toán thuế, và tư vấn các thay đổi quy định mới. Nếu bạn là HKD hoặc DN có thắc mắc về việc không có hóa đơn đầu vào có được xuất hóa đơn đầu ra hay không, Ngọc Vân sẵn sàng tư vấn miễn phí để giúp bạn hiểu rõ và thực hiện đúng theo quy định.

• Hotline: 0941 233 469 | Hotline/ Zalo: 0789 368 883
• Email: ttv@vnyuyun.com
• Website: vnyuyun.com
• Fanpage: Kế Toán Thuế Ngọc Vân
• Địa chỉ:
  • Tầng 6, Số 2 Ngõ 18, Nguyễn Cơ Thạch, Từ Liêm, Hà Nội.
  • Tầng 3, Số 69 Nguyễn Tất Tố, Phường Lê Chân, Hải Phòng
  •  Số 88, Đường 20/8, Phường Hà Giang 1, Tỉnh Tuyên Quang

Xem thêm: Thời Điểm Lập Hóa Đơn GTGT Bán Hàng Hóa, Dịch Vụ 2026

Kết luận

Không có hóa đơn đầu vào có xuất hóa đơn đầu ra được không? Câu trả lời cuối cùng là có được, nhưng bạn phải làm đủ hồ sơ chứng minh rằng giao dịch đó là có thực, đủ điều kiện để được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế.

Điều này đòi hỏi bạn phải cẩn thận từ lúc giao dịch: ký hợp đồng rõ ràng, yêu cầu biên bản giao nhận, lưu giữ chứng từ chuyển tiền, và luôn giữ thông tin định danh của người bán. Nếu bạn muốn tránh những sai sót đắt đỏ và yên tâm kinh doanh.