Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng trên Shopee là vấn đề khiến nhiều nhà bán hàng lo lắng vì dễ bị sai sót dẫn đến phạt hành chính cao. Theo quy định hiện hành, hóa đơn phải được lập đúng lúc chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho người mua, không phụ thuộc vào việc đã nhận tiền từ sàn hay chưa. Bài viết phân tích rõ căn cứ pháp lý, cách xác định chính xác, xử lý các trường hợp đặc thù và những lưu ý quan trọng giúp bạn tuân thủ, hạn chế rủi ro thuế hiệu quả.

Quy định pháp lý về thời điểm lập hóa đơn điện tử

Căn cứ khoản 1 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 254/2026/NĐ-CP có hiệu lực từ 01/7/2026), thời điểm lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua. Quy định này áp dụng không phân biệt người bán đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Đối với hoạt động bán hàng trên sàn thương mại điện tử như Shopee, thời điểm chuyển giao quyền sở hữu thường được xác định khi đơn vị vận chuyển giao hàng thành công cho người mua. Đây là lúc hàng hóa thực sự được bàn giao, người mua đã nhận và giao dịch được coi là hoàn tất về mặt sở hữu. Việc chỉ bàn giao hàng cho shipper chưa đủ để xác lập quyền sở hữu cho người mua cuối cùng.

Cơ quan thuế nhiều lần khẳng định nguyên tắc này trong các công văn hướng dẫn. Người bán không được căn cứ vào thời điểm Shopee đối soát hoặc chuyển tiền để lập hóa đơn. Việc chậm xuất hoặc xuất trước thời điểm quy định đều có thể bị coi là vi phạm về thời điểm lập hóa đơn và bị xử phạt theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP.

Quy định pháp lý về thời điểm lập hóa đơn điện tử

Xem thêm: Xuất Hóa Đơn Trả Lại Hàng: Hướng Dẫn Chi Tiết Theo NĐ 70/2025

Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng trên Shopee thực tế

Trong quy trình bán hàng trên Shopee, đơn hàng trải qua nhiều trạng thái: chờ lấy hàng, đang giao, giao thành công, hoàn thành. Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng trên Shopee được xác định chủ yếu tại trạng thái giao hàng thành công. Lúc này, đơn vị vận chuyển đã bàn giao hàng cho người mua và hệ thống Shopee ghi nhận giao dịch hoàn tất về mặt vật chất.

Một số nhà bán hàng nhầm lẫn khi cho rằng phải đợi đơn hàng chuyển sang trạng thái “Hoàn thành” (sau khi hết thời gian khiếu nại hoặc người mua xác nhận nhận hàng) mới xuất hóa đơn. Thực tế, quy định pháp luật gắn với thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, thường là lúc giao hàng thành công. Việc đợi thêm có thể khiến hóa đơn bị chậm so với quy định và dẫn đến rủi ro khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu từ sàn.

Trường hợp đơn hàng bị trả hàng hoặc hoàn tiền sau khi đã giao thành công, người bán cần xử lý điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo quy định về hóa đơn sai sót. Không được hủy hóa đơn một cách tùy tiện nếu đã lập đúng thời điểm.

Các trường hợp đặc thù cần lưu ý khi xuất hóa đơn Shopee

Khi bán hàng số lượng lớn, phát sinh thường xuyên và cần thời gian đối soát dữ liệu giữa người bán với sàn hoặc đối tác, thời điểm lập hóa đơn có thể được xác định sau khi hoàn tất đối soát. Tuy nhiên, chậm nhất không quá ngày 07 của tháng liền kề sau tháng phát sinh giao dịch, hoặc không quá 07 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ quy ước theo thỏa thuận.

Đối với hàng xuất khẩu qua sàn (nếu có), thời điểm lập hóa đơn do người bán tự xác định nhưng chậm nhất không quá ngày làm việc tiếp theo kể từ ngày hàng hóa được thông quan theo quy định hải quan.

Nếu người mua yêu cầu xuất hóa đơn ngay khi đặt hàng, người bán vẫn phải tuân thủ thời điểm pháp lý. Hóa đơn không được lập trước thời điểm chuyển giao quyền sở hữu trừ các trường hợp đặc thù được pháp luật cho phép. Đối với giao dịch phát sinh ban đêm hoặc cuối tuần, có thể lập hóa đơn vào ngày làm việc tiếp theo nhưng cần ghi nhận đúng ngày giao hàng thực tế.

Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng trên Shopee

Xem thêm: Xuất hóa đơn sai thời điểm: 5 nguyên nhân chính

Ai bắt buộc phải xuất hóa đơn khi bán trên Shopee?

Doanh nghiệp bán hàng trên Shopee luôn có nghĩa vụ lập hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định. Đối với hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, nghĩa vụ phụ thuộc vào mức doanh thu năm:

• Doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên: bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử.
• Doanh thu dưới 01 tỷ đồng/năm: không bắt buộc, trừ trường hợp đã đăng ký sử dụng hóa đơn theo nhu cầu hoặc người mua yêu cầu.

Từ các quy định mới áp dụng năm 2026, trách nhiệm xuất hóa đơn vẫn thuộc về người bán. Sàn thương mại điện tử có trách nhiệm cung cấp thông tin giao dịch, thời điểm giao hàng và xác nhận trạng thái hoàn tất đơn hàng để hỗ trợ người bán lập hóa đơn đúng quy định. Người bán cần chủ động kiểm tra trạng thái đơn hàng hàng ngày để không bỏ sót.

Giá trị ghi trên hóa đơn khi bán hàng Shopee

Giá xuất hóa đơn phải là giá thực tế người mua thanh toán sau khi đã trừ toàn bộ mã giảm giá, voucher khuyến mãi của người bán hoặc của sàn (nếu có thỏa thuận). Không được ghi giá niêm yết ban đầu nếu người mua đã được giảm giá thực tế. Việc ghi sai giá trị dẫn đến sai sót về doanh thu và thuế GTGT, thuế TNDN.

Thông tin người mua trên hóa đơn cần đầy đủ theo yêu cầu. Trường hợp người mua là cá nhân không cung cấp đầy đủ thông tin và không yêu cầu hóa đơn, một số trường hợp được phép lập hóa đơn tổng hợp theo quy định cụ thể, nhưng cần kiểm tra kỹ điều kiện áp dụng để tránh vi phạm. Không được tùy tiện gộp nhiều đơn hàng khác ngày giao hàng vào một hóa đơn.

Rủi ro và mức phạt khi xuất hóa đơn sai thời điểm

Xuất hóa đơn trước thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc sau thời hạn cho phép đều bị xử phạt theo quy định về vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn. Theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP (có hiệu lực từ 16/01/2026), mức phạt được phân tầng theo số lượng hóa đơn vi phạm và có thể lên đến 50–70 triệu đồng đối với tổ chức nếu vi phạm từ 100 hóa đơn trở lên khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

Đối với cá nhân và hộ kinh doanh, mức phạt bằng một nửa so với tổ chức. Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn có thể bị truy thu thuế, chậm nộp và buộc điều chỉnh hồ sơ. Sai thời điểm còn gây khó khăn khi đối chiếu dữ liệu với cơ quan thuế, đặc biệt khi sàn TMĐT đã cung cấp thông tin giao dịch. Nhiều shop dễ bị thanh tra nếu tỷ lệ xuất hóa đơn không khớp với doanh thu ghi nhận trên sàn.

.

Ai bắt buộc phải xuất hóa đơn khi bán hàng trên Shopee

Cách xử lý hóa đơn khi đơn hàng Shopee bị hoàn trả hoặc hủy

Khi đơn hàng đã giao thành công và đã lập hóa đơn nhưng sau đó bị trả hàng/hoàn tiền, người bán cần lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định tại Thông tư hướng dẫn liên quan. Trường hợp trả lại toàn bộ hoặc một phần hàng hóa, hóa đơn điều chỉnh sẽ giảm doanh thu tương ứng. Người bán phải lưu trữ biên bản trả hàng, chứng từ vận chuyển hoàn và cập nhật tồn kho chính xác.

Nếu đơn hàng bị hủy trước khi giao thành công, chưa lập hóa đơn thì không phát sinh nghĩa vụ. Trường hợp đã lập nhầm, cần xử lý thay thế hoặc điều chỉnh kịp thời để tránh sai lệch số liệu. Việc không xử lý đúng có thể dẫn đến doanh thu ảo, sai thuế và rủi ro khi quyết toán.

Những lỗi thường gặp khi xuất hóa đơn bán hàng trên Shopee

Nhiều nhà bán hàng mắc phải các lỗi phổ biến như: xuất hóa đơn quá sớm ngay khi khách đặt hàng; đợi đến khi Shopee chuyển tiền mới xuất; gộp nhiều đơn khác ngày vào một hóa đơn; ghi giá niêm yết thay vì giá thực thanh toán; bỏ sót đơn hàng giá trị nhỏ; hoặc không lưu báo cáo đối soát từ Seller Center. Những lỗi này dễ dẫn đến phạt và khó giải trình khi bị kiểm tra.

Để hạn chế, người bán nên thiết lập quy trình theo dõi trạng thái đơn hàng hàng ngày, sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử kết nối dữ liệu với cơ quan thuế và lưu trữ đầy đủ chứng từ. Việc phân loại rõ đơn giao thành công, đơn hoàn, đơn hủy giúp quản lý chính xác hơn.

Hướng dẫn thực hiện đúng để hạn chế rủi ro

Người bán nên thiết lập quy trình nội bộ theo dõi trạng thái đơn hàng trên Shopee hàng ngày. Ngay khi hệ thống cập nhật “Giao hàng thành công”, tiến hành lập hóa đơn điện tử trong ngày hoặc chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo nếu giao dịch phát sinh ngoài giờ hành chính.

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế giúp tự động hóa và giảm sai sót. Đồng thời lưu trữ đầy đủ chứng từ liên quan đến đơn hàng, biên bản giao nhận (nếu có) để làm căn cứ khi cần giải trình. Đối với đơn hàng có yêu cầu xuất hóa đơn từ người mua, ưu tiên xử lý sớm nhưng vẫn phải đảm bảo đúng thời điểm pháp lý.

Kết nối với nghĩa vụ kê khai thuế

Doanh thu ghi nhận trên hóa đơn phải khớp với doanh thu kê khai thuế. Đối với hộ kinh doanh bán trên Shopee, cần lưu ý việc sàn đã khấu trừ và nộp thuế thay trong một số trường hợp. Khi kê khai, tránh kê trùng doanh thu đã được sàn xử lý thay. Việc xuất hóa đơn đúng thời điểm giúp số liệu kế toán minh bạch, hỗ trợ quyết toán thuế cuối năm thuận lợi hơn và giảm rủi ro khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu từ sàn TMĐT.

Xem thêm: Ngày lập và ngày ký hóa đơn khác nhau – Quy định mới nhất và cách xử lý đúng

Kết luận

Thời điểm xuất hóa đơn khi bán hàng trên Shopee được xác định tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hàng hóa cho người mua, thực tế là khi đơn vị vận chuyển giao hàng thành công. Việc nắm vững quy định giúp nhà bán hàng tuân thủ pháp luật, tránh bị xử phạt và xây dựng uy tín lâu dài trên sàn.

Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc xác định thời điểm xuất hóa đơn, xử lý đơn hoàn trả, lập quy trình xuất hóa đơn tự động hoặc cần hỗ trợ kê khai thuế khi bán hàng trên Shopee và các sàn TMĐT khác, hãy liên hệ ngay với Kế toán Ngọc Vân. Chúng tôi cung cấp dịch vụ kế toán thuế trọn gói, tối ưu chi phí, hỗ trợ tận tâm từ Hải Phòng, Hà Nội đến Hà Giang.

• Hotline: 0941 233 469 | Hotline/ Zalo: 0789 368 883
• Email: ttv@vnyuyun.com
• Website: vnyuyun.com
• Fanpage: Kế Toán Thuế Ngọc Vân
• Địa chỉ:
  • Tầng 6, Số 2 Ngõ 18, Nguyễn Cơ Thạch, Từ Liêm, Hà Nội.
  • Tầng 3, Số 69 Nguyễn Tất Tố, Phường Lê Chân, Hải Phòng
  •  Số 88, Đường 20/8, Phường Hà Giang 1, Tỉnh Tuyên Quang

Đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng tư vấn miễn phí và đồng hành cùng bạn tuân thủ đúng quy định, phát triển bền vững.