Trong hoạt động xây dựng, lắp đặt, việc xác định đúng thời điểm xuất hóa đơn xây dựng không chỉ ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế GTGT mà còn liên quan trực tiếp đến rủi ro xử phạt hành chính. Nhiều doanh nghiệp vẫn còn nhầm lẫn giữa thời điểm thu tiền, thời điểm nghiệm thu và thời điểm lập hóa đơn, dẫn đến sai sót và bị phạt nặng.

Bài viết dưới đây tổng hợp đầy đủ quy định pháp luật hiện hành (Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Nghị định 310/2025/NĐ-CP), giúp doanh nghiệp nắm rõ thời điểm xuất hóa đơn xây dựng, mức phạt khi xuất sai và cách phòng tránh rủi ro.

1. Thời điểm xuất hóa đơn xây dựng được quy định như thế nào?

Theo điểm c khoản 4 Điều 9 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (đã được sửa đổi, bổ sung bởi điểm b khoản 6 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP):

“Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.”

Giải thích rõ ràng:

• Thời điểm xuất hóa đơn xây dựng = thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình/hạng mục/khối lượng hoàn thành.
• Không phụ thuộc vào việc đã thu được tiền hay chưa.
• Không được xuất hóa đơn trước ngày nghiệm thu.
• Trường hợp bàn giao nhiều lần hoặc theo từng hạng mục, công đoạn: Mỗi lần bàn giao đều phải lập hóa đơn tương ứng với khối lượng, giá trị đã nghiệm thu.

Lưu ý quan trọng liên quan đến thuế GTGT:

Thời điểm xác định thuế GTGT đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt cũng chính là thời điểm nghiệm thu, bàn giao (theo khoản 5 Điều 8 Thông tư 219/2013/TT-BTC và các quy định hướng dẫn liên quan). Do đó, thời điểm lập hóa đơn và thời điểm kê khai thuế GTGT phải thống nhất.

Thời điểm xuất hóa đơn xây dựng

Các trường hợp đặc thù cần phân biệt:

2. Xuất hóa đơn xây dựng sai thời điểm bị phạt bao nhiêu?

Từ ngày 16/01/2026, hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm được xử phạt theo Nghị định 310/2025/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung Nghị định 125/2020/NĐ-CP). Mức phạt phụ thuộc vào số lượng hóa đơn vi phạm và tính chất hành vi.

Mức phạt đối với tổ chức khi lập hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (bao gồm xây dựng) không đúng thời điểm:

Lưu ý:

• Mức phạt đối với cá nhân, hộ kinh doanh bằng ½ mức phạt đối với tổ chức.
• Ngoài phạt tiền, doanh nghiệp có thể bị buộc điều chỉnh hóa đơn, kê khai bổ sung thuế GTGT và nộp lãi chậm nộp (0,03%/ngày).
• Nếu hành vi dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tái phạm, mức độ xử lý sẽ nặng hơn.

Hậu quả khác khi xuất hóa đơn sai thời điểm:

• Rủi ro bị loại bỏ hóa đơn khi quyết toán thuế.
• Ảnh hưởng đến việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào của bên mua.
• Có thể bị thanh tra, kiểm tra toàn diện nếu phát hiện nhiều sai sót.

Xuất hóa đơn xây dựng sai thời điểm

3. Doanh nghiệp cần lưu ý gì để tránh sai sót về thời điểm xuất hóa đơn xây dựng?

1. Luôn gắn hóa đơn với biên bản nghiệm thu
   Chỉ lập hóa đơn sau khi có biên bản nghiệm thu, bàn giao hoặc hồ sơ thanh toán khối lượng hoàn thành hợp lệ.
2. Không xuất hóa đơn theo tiến độ thu tiền nếu chưa nghiệm thu
   Việc xuất hóa đơn theo yêu cầu chủ đầu tư khi chưa nghiệm thu vẫn bị coi là sai thời điểm.
3. Quản lý chặt chẽ hồ sơ nghiệm thu theo giai đoạn
   Với công trình dài hạn, cần nghiệm thu từng giai đoạn/hạng mục và xuất hóa đơn tương ứng.
4. Đối chiếu thời điểm lập hóa đơn với thời điểm kê khai thuế GTGT
   Hai thời điểm phải thống nhất để tránh chênh lệch số liệu khi quyết toán.
5. Lưu trữ đầy đủ chứng từ
   Biên bản nghiệm thu, biên bản bàn giao, hồ sơ thanh toán, hợp đồng… là căn cứ quan trọng khi cơ quan thuế kiểm tra.

Xem thêm: Xuất Hóa Đơn Trả Lại Hàng Hóa: Hướng Dẫn Chính Xác Theo Quy Định 2026

Kết luận

Thời điểm xuất hóa đơn xây dựng được pháp luật quy định rõ ràng: thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục hoặc khối lượng hoàn thành, không phân biệt đã thu tiền hay chưa. Việc xuất sai thời điểm từ năm 2026 có thể bị phạt lên đến 70 triệu đồng tùy số lượng hóa đơn vi phạm.

Doanh nghiệp xây dựng nên xây dựng quy trình nội bộ chặt chẽ giữa bộ phận kỹ thuật (nghiệm thu) và bộ phận kế toán (lập hóa đơn) để hạn chế tối đa rủi ro.

Cần hỗ trợ tư vấn chuyên sâu về hóa đơn, kê khai thuế xây dựng hoặc dịch vụ kế toán thuế trọn gói?

Công ty TNHH Dịch vụ Doanh nghiệp Ngọc Vân (Kế toán Thuế Ngọc Vân) với hơn 7 năm kinh nghiệm, đội ngũ chuyên viên am hiểu quy định thuế – hóa đơn, sẵn sàng hỗ trợ doanh nghiệp:

• Tư vấn thời điểm xuất hóa đơn đúng quy định.
• Kiểm soát hóa đơn, sổ sách và kê khai thuế định kỳ.
• Hỗ trợ xử lý rủi ro hóa đơn sai thời điểm.
• Dịch vụ kế toán thuế trọn gói tối ưu chi phí.

Liên hệ ngay để được tư vấn miễn phí:

• Hotline: 0941 233 469 | Zalo: 0789 368 883
• Website: vnyuyun.com
• Email: [email protected]
• Wechat: Vnyuyun
• Fanpage: Kế Toán Thuế Ngọc Vân
• Địa chỉ:
  • Tầng 3, Số 69 Nguyễn Tất Tố, Phường Lê Chân, Hải Phòng
  • Tầng 6, Số 2 Ngõ 18, Nguyễn Cơ Thạch, Từ Liêm, Hà Nội
  • Số 88, Đường 20/8, Phường Hà Giang 1, Tuyên Quang