Bạn đang băn khoăn về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro pháp lý? Với hơn 7 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán, Kế Toán Ngọc Vân hiểu rõ rằng việc nắm vững thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán không chỉ giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động suôn sẻ mà còn hỗ trợ tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cung cấp thông tin toàn diện, dễ hiểu về chủ đề này, dựa trên các quy định pháp luật mới nhất tại Việt Nam. Dù bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ, kế toán viên hay hộ kinh doanh, việc biết lưu trữ chứng từ kế toán trong bao lâu sẽ giúp tránh phạt nặng và duy trì hồ sơ chuyên nghiệp.

Thời Hạn Lưu Trữ Chứng Từ Kế Toán Theo Quy Định Pháp Luật

Theo Luật Kế toán 2015 và Nghị định 174/2016/NĐ-CP, thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán được phân loại rõ ràng để đảm bảo tính minh bạch và dễ dàng kiểm tra. Những quy định này vẫn áp dụng rộng rãi đến năm 2026, với một số cập nhật dành riêng cho hộ kinh doanh từ Thông tư 152/2025/TT-BTC.

Việc tuân thủ không chỉ giúp doanh nghiệp tránh các khoản phạt lên đến hàng chục triệu đồng mà còn hỗ trợ trong các cuộc thanh tra thuế hoặc kiểm toán nội bộ. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết qua các phân loại dưới đây.

Các Loại Chứng Từ Và Thời Hạn Cụ Thể

Dựa trên tính chất và mục đích sử dụng, chứng từ kế toán được chia thành các nhóm với thời hạn lưu trữ khác nhau. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể:

• Ít nhất 5 năm: Áp dụng cho tài liệu kế toán dùng cho quản lý, điều hành nội bộ, bao gồm chứng từ không sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính (BCTC). Ví dụ: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập/xuất kho không lưu trong tập tài liệu chính thức của bộ phận kế toán. Nếu pháp luật khác quy định thời hạn dài hơn, doanh nghiệp phải tuân theo quy định đó để tránh rủi ro.
• Ít nhất 10 năm: Dành cho chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ và lập BCTC, sổ kế toán tổng hợp, chi tiết, cũng như báo cáo tài chính năm. Bao gồm: Chứng từ ghi sổ trực tiếp, bảng tổng hợp chi tiết, báo cáo quyết toán, biên bản tiêu hủy tài liệu, và tài liệu liên quan đến thanh lý tài sản cố định. Ngoài ra, hóa đơn (dù giấy hay điện tử) cũng phải lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định về thuế.
• Lưu trữ vĩnh viễn: Áp dụng cho các tài liệu quan trọng liên quan đến sự tồn tại của doanh nghiệp, như chứng từ thành lập, giải thể, sáp nhập, chia tách công ty, hoặc báo cáo tài chính của các dự án lớn thuộc nhóm A theo quy định đầu tư.

Những thời hạn này giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất thông tin khi cần, đặc biệt trong bối cảnh kiểm toán hoặc tranh chấp pháp lý kéo dài.

Cập Nhật Cho Hộ Kinh Doanh Từ Năm 2026

Từ ngày 1/1/2026, theo Thông tư 152/2025/TT-BTC, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh phải tuân thủ quy định mới về thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán. Cụ thể, thời hạn tối thiểu là 5 năm cho tài liệu kế toán chung, trong khi hóa đơn sẽ theo quy định pháp luật về thuế (thường 10 năm). Hộ kinh doanh có thể chọn lưu trữ trên phương tiện điện tử hoặc giấy tờ, giúp linh hoạt hơn trong quản lý.

Điều này đặc biệt hữu ích cho các hộ nhỏ, nơi nguồn lực hạn chế nhưng vẫn cần tuân thủ nghiêm ngặt để tránh phạt từ cơ quan thuế.

Thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán cập nhật mới nhất 2026

Lưu Trữ Chứng Từ Kế Toán Trong Bao Lâu Cho Các Loại Hình Doanh Nghiệp

Mỗi loại hình doanh nghiệp có thể có sự điều chỉnh nhẹ dựa trên quy mô và ngành nghề, nhưng nguyên tắc chung vẫn dựa vào Luật Kế toán. Ví dụ, doanh nghiệp nhỏ và vừa thường tập trung vào lưu trữ 5-10 năm cho hầu hết chứng từ, trong khi doanh nghiệp lớn cần chú ý đến lưu trữ vĩnh viễn cho tài liệu chiến lược.

Đối Với Doanh Nghiệp Nhỏ Và Vừa

Doanh nghiệp nhỏ và vừa (SMEs) thường đặt câu hỏi: lưu trữ chứng từ kế toán trong bao lâu để tối ưu chi phí? Theo quy định, bạn nên ưu tiên lưu trữ kỹ thuật số để giảm không gian và dễ tìm kiếm. Ví dụ, chứng từ thuế và hóa đơn phải giữ ít nhất 10 năm, giúp hỗ trợ kiểm tra thuế hàng năm mà không gặp khó khăn.

Đối Với Doanh Nghiệp Lớn Và Dự Án Đặc Biệt

Với doanh nghiệp lớn hoặc dự án đầu tư nhóm B, C, thời hạn có thể kéo dài hơn. Tài liệu kế toán liên quan đến quyết toán dự án hoàn thành phải lưu ít nhất 10 năm, thậm chí vĩnh viễn nếu liên quan đến an ninh quốc gia hoặc tài sản nhà nước.

Lưu trữ chứng từ kế toán trong bao lâu đối với từng loại hình doanh nghiệp

Phương Pháp Lưu Trữ Hiệu Quả Và An Toàn

Để đảm bảo thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán được thực hiện đúng cách, Kế Toán Ngọc Vân khuyên bạn áp dụng các phương pháp sau:

• Sử dụng phần mềm kế toán điện tử: Giúp tự động hóa việc lưu trữ, dễ dàng tìm kiếm và bảo mật dữ liệu theo tiêu chuẩn ISO.
• Phân loại hồ sơ rõ ràng: Sử dụng hộp lưu trữ vật lý cho chứng từ giấy, kết hợp với sao lưu đám mây cho phiên bản kỹ thuật số.
• Kiểm tra định kỳ: Hàng năm, kiểm tra và tiêu hủy chứng từ hết hạn theo biên bản chính thức để tránh tích tụ không cần thiết.
• Tuân thủ bảo mật: Áp dụng mã hóa dữ liệu và quyền truy cập hạn chế để tránh mất mát hoặc rò rỉ thông tin.

Những mẹo này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn giảm rủi ro pháp lý đáng kể.

Phương pháp lưu trữ chứng từ kế toán an toàn

Xem thêm:

• Mức giảm trừ gia cảnh 2026 mới nhất chi tiết nhất
• Thời hạn nộp báo cáo tài chính năm 2025

Lợi Ích Của Việc Tuân Thủ Thời Hạn Lưu Trữ Chứng Từ Kế Toán

Tuân thủ thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán mang lại nhiều lợi ích thiết thực. Đầu tiên, nó giúp doanh nghiệp dễ dàng đối phó với các cuộc thanh tra từ cơ quan nhà nước, tránh phạt hành chính lên đến 50 triệu đồng nếu mất hóa đơn. Thứ hai, hồ sơ đầy đủ hỗ trợ phân tích tài chính dài hạn, giúp ra quyết định kinh doanh chính xác hơn. Cuối cùng, trong bối cảnh số hóa ngày càng phổ biến, việc lưu trữ đúng cách còn nâng cao uy tín doanh nghiệp với đối tác và ngân hàng.

Tại Kế Toán Ngọc Vân, với hơn 7 năm kinh nghiệm, chúng tôi cam kết hỗ trợ bạn quản lý thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán một cách chuyên nghiệp. Nếu bạn đang gặp khó khăn trong việc xác định lưu trữ chứng từ kế toán trong bao lâu hoặc cần dịch vụ kế toán toàn diện, hãy liên hệ ngay hôm nay để nhận tư vấn miễn phí. Đừng để sai sót nhỏ ảnh hưởng đến sự phát triển của doanh nghiệp bạn!