企业收到社会保险经办机构发出的通知，要求就部分已列入个人所得税汇算清缴申报资料、但未参加社会保险的人员未缴纳社会保险费的情况作出说明时，应当及时核实相关情况，并按照规定提交书面说明及相关证明材料。 如未依法、妥善处理，企业可能面临补缴社会保险费、缴纳滞纳金，甚至被列入检查范围等风险。本文将从实际办理角度出发，详细介绍企业应当采取的处理步骤及相关材料准备要求，以便企业依法、规范地应对社会保险机构的核查要求。

1.为什么社会保险经办机构要求企业作出情况说明？企业应当如何处理？

最近，不少企业收到社会保险经办机构发出的公函，要求就个人所得税汇算清缴申报资料中列示的取得工资、薪金所得人员名单，与企业实际参加社会保险的人员名单之间存在的差异进行核对并作出说明。该事项并非仅属于一般性的行政通知。企业如无法提供充分、合理且具有证明力的依据，可能面临补缴社会保险费、承担滞纳金，甚至依法受到行政处罚等风险。

但是，人员姓名出现在税务申报资料中，并不当然意味着该人员依法负有参加社会保险及缴纳社会保险费的义务。 在实际情况中，部分人员可能属于依法无需参加社会保险的情形，或者已经在其他用人单位参加社会保险。企业若想证明这点需要提供内容完整、依据充分、前后一致的书面材料及相关证明。如果企业仅提交内容笼统的情况说明，未对相关人员逐一进行分类，也未提供相应的证明材料，社会保险经办机构可能不予采纳，并要求企业依法补缴社会保险费。

因此，企业不应仅着眼于撰写一份“情况说明函”，而应当首先开展内部核查，并按照以下三个主要步骤进行处理：核对相关数据、区分具体人员情况，以及完善相应的证明材料。只有按照上述程序完成核查、分类及材料准备，企业才能为情况说明提供充分的事实依据和证明材料，并有效降低补缴社会保险费、滞纳金及行政处罚等额外风险。

2. 核对个人所得税汇算清缴申报资料与社会保险参保人员名单

这是整个未缴纳社会保险费情况说明过程中首要且最为重要的步骤。本步骤的目的在于，针对已列入税务申报资料但未出现在社会保险缴费人员名单中的每一名人员，建立详细的核对表。

核对表至少要有这下内容：

• 取得收入人员姓名
• 公民身份证号码（CCCD）/个人纳税识别号
• 与企业签订的合同类型
• 实际工作期间（自何月起至何月止）
• 汇算清缴期间已申报的收入总额
• 在本企业的社会保险参保状态（是/否）
• 如未缴纳：未缴纳原因及具体法律依据
• 附件证明材料（注明对应的材料编号）

在进行核对时，需要特别注意：个人所得税汇算清缴申报资料中的05-1号及05-2号附表，仅用于反映适用于各相关人员的个人所得税计税方式，并非认定其是否负有缴纳社会保险费义务的法律依据。因此，人员列入05-1号附表（适用累进税率计税）或05-2号附表（适用全额计税），并不当然决定其是否属于依法应当参加社会保险的人员范围。因此，应当结合企业与相关人员之间实际存在的劳动关系性质进行具体认定。完成核对表后，企业即可全面掌握需要作出情况说明的各项差异及相关人员情况。这是分区情形的基础，并针对不同类别而准备相应证明材料。

3. 对未参加社会保险的人员进行分类并确定法律依据

 根据前述核对结果，企业应当对未缴纳社会保险费的人员按照具体情形进行分类。不同类别的人员，其适用的处理方式及所需证明材料亦有所不同。以下为常见情形及具具体操作。

3.1. 已在本企业依法足额参加社会保险的人员

此类是最简单的。如属于依法应当参加强制性社会保险的人员均已完成参保登记并足额缴纳社会保险费，企业主要准备以下材料：

• 已编制的人员核对表
• 社会保险参保资料（申报表、参保人员名单等）
• 相应的劳动合同
• 工资表及工资支付凭证（如主管机关要求提供）  
• 确认相关数据一致的书面情况说明

对于此类，最重要的是确保各项数据之间核对一致，即工资表中的收入、个人所得税计税依据以及社会保险缴费工资基数应当能够一致，并具有合理、充分的依据予以说明。

3.2. 已领取养老金并继续工作的人员

根据《2024年社会保险法》第2条第7款的规定，正在领取养老金、社会保险待遇或者按月领取其他补助的人员，不属于强制参加社会保险的对象。因此，如企业存在属于上述情形的劳动者，企业无需为其缴纳强制性社会保险费。

• 针对该类人员未缴纳社会保险费的情况，企业应当准备以下证明材料：
• 劳动合同（可以为季节性劳动合同或固定期限或特定工作劳动合同）
• 劳动者公民身份证（CCCD）复印件  
• 养老金领取证明书，或者社会保险经办机构出具的正在按月领取养老金的证明
• 工资表及工资支付凭证
• 针对每一名相关人员单独编制的情况说明清单

注意：不得仅以劳动者已经超过法定劳动年龄为由认定其无需参加社会保险。如劳动者尚未领取养老金（例如已停止原工作但尚未达到领取养老金的条件），其在根据劳动合同继续工作的情况下，仍可能属于依法应当参加社会保险的对象。仅以年龄作为认定依据缺乏充分法律依据，社会保险经办机构可能据此要求企业补缴相关社会保险费。

3.3. 同时与多个用人单位建立劳动关系的人员

对于与多家用人单位同时缔结劳动合同的“多重劳动关系”人员，其法定社会保险参缴义务按以下法定规则判定：各用人单位均须按对应的劳动合同约定，各自全额承担工伤及职业病保险的缴费义务；而在养老及抚恤保险方面，则仅由劳动者建立核心主劳动关系的单位（或由劳动者依法选定作为首要参保主体的单位）统一申报并缴纳。

因此，如本企业属于劳动者的第二用人单位，且劳动者为非全日制工作，同时已在其他符合规定的用人单位参加相应社会保险的，企业应当根据具体参保项目及法律规定确定是否承担相应缴费义务，而不得仅依据“兼职”身份直接认定无需缴费。

• 劳动合同（明确属于第二份劳动合同或者非全日制劳动合同）
• 公民身份证（CCCD）复印件
• 证明其已在其他单位参加社会保险的相关证明，或者社会保险记录  
• 工资表及工资支付凭证
• 工作时间核对表，以明确各用人单位之间的缴费责任是否存在重叠

3.4. 非全日制劳动者、合作人员——容易产生误判且风险较高的情形

该类人员是社会保险经办机构开展数据核查时较容易产生争议的情形之一。部分企业认为，只要合同名称为“合作人员（CTV）”“非全日制（part-time）”或者“服务合同”，即可当然认定无需缴纳社会保险费。然而，根据相关法律规定，不能仅以合同名称作为认定是否存在社会保险缴费义务的依据。

根据 《2024年社会保险法》的相关规定，非全日制工作的劳动者，如其月薪达到或者超过作为强制性社会保险缴费依据的最低工资标准，原则上仍属于社会保险参保对象；如其已在其他单位参加社会保险，则应当根据法律规定确定具体缴费义务。认定的关键在于审查双方实际建立的法律关系性质：

• 如存在明确的工作内容及工作任务；
• 以工资形式支付劳动报酬，而非以服务费形式支付对价；
• 接受企业的管理、指挥和监督；

属于以上情况就是劳动合同，不论合同名称。符合工资及工作时间等法定参保条件的，企业应当依法为相关人员办理参保并履行社会保险缴费义务。

这对这此人员，要解释为什么没交社保，企业需要体现双方不是劳动用工关系。例如，双方签订服务合同，明确约定具体工作成果或交付成果；不实行考勤制度；服务提供方不接受企业的直接管理和指挥，并能够自主决定工作时间及工作方式。如缺乏充分、有效的证明材料，企业被要求补缴社会保险费的风险较高。

3.5. 任务承包用工—— 容易产生误判劳动合同与服务合同

与合作人员（CTV）类似，劳务承揽人员的用工形式也容易与劳动关系相混淆。如果双方实际建立的是以工作成果为依据、完成后进行验收的承揽关系，企业原则上无需为其缴纳社会保险费。但是，为证明双方关系的实际性质，相关资料要完整与严谨，包括：

• 承揽合同，明确约定承揽工作内容或者具体成果；
• 明确的验收标准，包括数量、质量及完成期限；
• 已完成工作量或者产品的验收记录；
• 承揽价款及其计算方式的确认资料；
• 付款凭证（银行转账或者现金支付凭证）；
• 承揽人员的公民身份证（CCCD）复印件及相关税务资料。

得注意，合同内容以及实际履行情况均不体现出劳动关系性质，例如：

• 实行固定考勤制度（规定上下班时间）；
• 适用企业劳动规章制度及劳动纪律；
• 固定月薪，且报酬与工作成果或产品数量无直接对应关系；
• 接受企业持续性的管理、指挥和监督，管理方式与普通员工基本相同。

如果只是换名称但本质上还是劳动合同特征，可能被社会保险经办机构拒绝。

3.6. 重新确定计入社会保险缴费基数的收入项目

除参保人员分类外，企业还经常面临工资结构及社会保险缴费基数认定方面的问题。例如，企业虽然已为劳动者缴纳社会保险费，但因将部分津贴、补助等收入项目单独列示并排除在缴费基数之外，导致实际缴费基数低于依法应计入的标准。此类情形同样可能被要求作出说明，并面临补缴社会保险费的风险。

根据第158/2025/NĐ-CP号法令及《2024年社会保险法》的相关规定，作为社会保险缴费依据的工资包括：

• 根据工作岗位或者职务确定的工资；
• 工资津贴（包括用于补偿劳动条件、有害或危险工作条件、工作责任等因素的相关款项）；
• 在每个工资支付期定期、稳定支付的其他补充性款项。

因此，企业不得仅依据补助、奖金、KPI或补贴等款项名称判断相关款项是否应计入社会保险缴费基数。 需要综合思考这些因素：款项名称、款项的实际性质（是否用于补偿劳动条件等因素）、发放条件、劳动合同及企业内部规章制度中的具体约定，以及实际支付情况。如相关款项具有定期、稳定支付的特征，则应当根据法律规定判断其是否属于社会保险缴费基数的组成部分。  

4. 完善说明材料及相关文件

完成相关人员分类并针对不同情形准备相应证明材料后，企业应当整理、完善未缴纳社会保险费情况说明材料，并按照社会保险经办机构的要求提交。相关材料通常包括：

• 情况说明函（按照社会保险经办机构提供的格式或者相关要求编制）；
• 第一步编制的详细核对表；
• 工资等级表、工资表以及工资、奖金和KPI管理制度等相关资料；
• 考勤记录及工资支付明细；
• 付款凭证（银行流水、付款凭证等）；
• 相关期间的个人所得税汇算清缴申报资料；
• 社会保险参保人员名单及社会保险费缴费凭证；
• 证明无需在本企业缴纳社会保险费的相关材料（如养老金领取证明、已在其他单位参保的证明等）。  

这些材料最重要确保各项资料的一致性：

• 个人所得税申报数据应当与工资表及合同约定相互对应。
• 合同类型应当与实际用工方式及报酬支付方式相符。
• 工资、奖金及津贴等收入项目，应当在合同约定、企业内部管理制度及工资表中保持一致，并能够对其性质及支付依据作出合理说明。

企业不应在收到社会保险经办机构通知后，才临时修改劳动合同、服务合同或者相关财务凭证。如相关修改并非基于实际情况，而是在事后为应对核查而进行，可能引起主管机关对材料真实性、合法性的质疑，严重情况下还可能被认定为提供虚假材料或者存在其他违法行为，并由此承担更为严重的法律责任。  

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总结

收到社会保险经办机构要求作出情况说明的通知后，企业应当及时、审慎地开展核查，并按照规定依次完成数据核对、人员分类及材料完善等工作。对于相关情况能够提供充分事实依据及合法证明材料的，可依法据实作出说明，以降低被要求补缴社会保险费或受到行政处罚的相关风险。其中，提前做好风险排查、如实提供相关资料，并以明确、充分的法律依据作为情况说明的支撑，是规范处理此类事项的关键。  

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• 全面核对税务、劳动用工及社会保险相关数据；
• 逐一分析不同情形所涉及的风险，并制定相应的情况说明方案；
• 协助完善相关证明材料、情况说明函及其他申报文件，并根据实际情况协助企业与社会保险经办机构进行沟通；
• 全面审查企业工资、奖金及合同管理制度，及时识别潜在风险，降低后续用工及社会保险合规风险。

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