Khi nhận được thông báo từ cơ quan BHXH yêu cầu giải trình không đóng BHXH cho một số lao động có tên trong hồ sơ quyết toán thuế TNCN nhưng chưa tham gia bảo hiểm, doanh nghiệp cần nhanh chóng rà soát hồ sơ và xác định nguyên nhân chênh lệch.

Nếu xử lý không đúng, doanh nghiệp có thể phát sinh yêu cầu truy đóng, tiền chậm đóng hoặc rủi ro bị xử lý vi phạm hành chính. Vì vậy, giải trình không đóng BHXH cần được thực hiện dựa trên dữ liệu thực tế, hồ sơ chứng minh và căn cứ pháp luật tương ứng.

Bài viết dưới đây hướng dẫn doanh nghiệp từng bước đối chiếu dữ liệu, phân loại người lao động và chuẩn bị hồ sơ giải trình.

1. Vì sao cơ quan BHXH yêu cầu giải trình và doanh nghiệp cần làm gì?

Cơ quan BHXH có thể đối chiếu dữ liệu về người lao động, tiền lương, thu nhập và tình hình tham gia BHXH. Khi phát hiện chênh lệch giữa dữ liệu thuế và dữ liệu BHXH, doanh nghiệp có thể được yêu cầu cung cấp thông tin, hồ sơ để làm rõ.

Việc một người có tên trong hồ sơ quyết toán thuế TNCN không đồng nghĩa với việc người đó đương nhiên phải tham gia BHXH bắt buộc. Nghĩa vụ BHXH cần được xác định dựa trên đối tượng tham gia và bản chất quan hệ làm việc theo Luật Bảo hiểm xã hội số 41/2024/QH15.

Vì vậy, thay vì chỉ tập trung viết một “công văn giải trình”, doanh nghiệp nên thực hiện theo 3 bước:

1. Đối chiếu dữ liệu.

2. Phân loại từng trường hợp.

3. Hoàn thiện hồ sơ chứng minh.

Giải trình BHXH

2. Đối chiếu hồ sơ quyết toán thuế TNCN với danh sách tham gia BHXH

Đây là bước đầu tiên và quan trọng trong quá trình giải trình không đóng BHXH. Mục tiêu là lập bảng đối chiếu cho từng cá nhân xuất hiện trong hồ sơ thuế nhưng chưa có tên trong danh sách tham gia BHXH.

Bảng đối chiếu nên có những thông tin gì?

Doanh nghiệp nên lập bảng với tối thiểu các thông tin:

• Họ và tên người nhận thu nhập.

• Số CCCD/mã số thuế cá nhân.

• Loại hợp đồng hoặc thỏa thuận với doanh nghiệp.

• Thời gian làm việc thực tế.

• Tổng thu nhập đã kê khai trong kỳ quyết toán.

• Tình trạng tham gia BHXH tại doanh nghiệp.

• Lý do chưa tham gia BHXH và căn cứ pháp lý tương ứng.

• Hồ sơ chứng minh kèm theo.

Cần lưu ý rằng các phụ lục quyết toán thuế TNCN như 05-1/BK-QTT-TNCN và 05-2/BK-QTT-TNCN phục vụ việc kê khai, quyết toán thuế TNCN; doanh nghiệp không nên sử dụng riêng việc một cá nhân xuất hiện tại phụ lục nào để kết luận người đó có hay không có nghĩa vụ tham gia BHXH.

Việc xác định nghĩa vụ BHXH cần căn cứ vào quan hệ làm việc thực tế và quy định về đối tượng tham gia BHXH bắt buộc tại Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

Xem thêm: Không Phát Sinh Khấu Trừ Thuế TNCN Có Phải Nộp Tờ Khai Không?

3. Phân loại các nhóm lao động chưa tham gia và xác định căn cứ pháp lý

Sau khi đối chiếu dữ liệu, doanh nghiệp cần phân loại từng trường hợp. Mỗi nhóm có căn cứ pháp lý và hồ sơ chứng minh khác nhau.

3.1. Nhóm lao động đã tham gia BHXH đầy đủ tại doanh nghiệp

Nếu người lao động thuộc diện bắt buộc và doanh nghiệp đã đăng ký, đóng BHXH đầy đủ, doanh nghiệp nên chuẩn bị:

• Bảng đối chiếu dữ liệu.

• Hồ sơ đăng ký tham gia BHXH.

• Hợp đồng lao động tương ứng.

• Bảng lương và chứng từ trả lương khi cần thiết.

• Chứng từ đóng BHXH.

• Văn bản giải trình và tài liệu chứng minh số liệu.

Điểm quan trọng là số liệu về người lao động, tiền lương, thu nhập chịu thuế và tiền lương làm căn cứ đóng BHXH phải có thể giải thích một cách nhất quán.

3.2. Người lao động đang hưởng lương hưu hoặc trợ cấp BHXH, trợ cấp hằng tháng

Theo khoản 7 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người đang hưởng lương hưu, trợ cấp BHXH hoặc trợ cấp hằng tháng thuộc trường hợp không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Doanh nghiệp có thể xem trực tiếp khoản 7 Điều 2 Luật BHXH 2024 tại đây.

Nếu doanh nghiệp có người lao động thuộc nhóm này, nên chuẩn bị:

• Hợp đồng lao động hoặc thỏa thuận làm việc.

• Giấy tờ định danh của người lao động.

• Quyết định hưởng lương hưu hoặc giấy tờ xác nhận đang hưởng lương hưu/trợ cấp hằng tháng.

• Bảng lương và chứng từ chi trả.

• Bảng kê giải trình riêng cho từng trường hợp.

Không nên chỉ căn cứ vào tuổi của người lao động để kết luận không phải đóng BHXH. Cần xác định người đó có thực sự đang hưởng chế độ thuộc trường hợp pháp luật quy định hay không.

NLĐ đang được hưởng trợ cấp

3.3. Người lao động đồng thời làm việc tại nhiều doanh nghiệp

Theo điểm a khoản 5 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người thuộc diện tham gia BHXH bắt buộc theo quy định của Luật, đồng thời giao kết hợp đồng lao động với nhiều người sử dụng lao động thì tham gia BHXH bắt buộc theo hợp đồng lao động giao kết đầu tiên. Xem Điều 2 Luật BHXH 2024.

Tuy nhiên, cần phân biệt BHXH bắt buộc với bảo hiểm tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp. Trường hợp người lao động giao kết nhiều hợp đồng lao động có thể phát sinh nghĩa vụ về BHTNLĐ-BNN theo quy định của pháp luật về an toàn, vệ sinh lao động.

Do đó, doanh nghiệp không nên hiểu đơn giản rằng “đã đóng BHXH ở công ty khác thì công ty mình không phải thực hiện bất kỳ nghĩa vụ bảo hiểm nào”.

Hồ sơ nên chuẩn bị:

• Các hợp đồng lao động có liên quan.

• Tài liệu thể hiện thời điểm giao kết hợp đồng.

• Thông tin hoặc tài liệu chứng minh người lao động đang tham gia BHXH tại đơn vị khác.

• Bảng lương và chứng từ thanh toán.

• Tài liệu xác định nghĩa vụ BHTNLĐ-BNN, nếu thuộc trường hợp phải đóng.

3.4. Lao động part-time, cộng tác viên – nhóm dễ bị hiểu lầm và có rủi ro cao

Tên gọi “CTV”, “part-time” hoặc “hợp đồng dịch vụ” không tự động quyết định việc có phải tham gia BHXH hay không.

Theo điểm a khoản 1 Điều 2 Luật Bảo hiểm xã hội 2024, người làm việc theo hợp đồng lao động không xác định thời hạn hoặc hợp đồng xác định thời hạn từ đủ 01 tháng trở lên thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc. Quy định này cũng bao gồm trường hợp các bên thỏa thuận bằng tên gọi khác nhưng nội dung thể hiện về việc làm có trả công, tiền lương và có sự quản lý, điều hành, giám sát của một bên.

Đối với người làm việc không trọn thời gian, điểm l khoản 1 Điều 2 Luật BHXH 2024. quy định điều kiện tham gia BHXH bắt buộc khi tiền lương trong tháng bằng hoặc cao hơn tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc thấp nhất.

Vì vậy, doanh nghiệp cần xem xét bản chất quan hệ làm việc, thay vì chỉ căn cứ vào tên hợp đồng.

Nếu thực sự là quan hệ dịch vụ độc lập và không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc, hồ sơ nên thể hiện được các đặc điểm phù hợp như:

• Có kết quả hoặc sản phẩm đầu ra được xác định.

• Phương thức thanh toán theo thỏa thuận dịch vụ.

• Người cung cấp dịch vụ chủ động về thời gian, phương thức thực hiện trong phạm vi thỏa thuận.

• Không có các dấu hiệu quản lý, điều hành, giám sát như đối với người lao động.

3.5. Lao động khoán việc – cần phân biệt hợp đồng lao động và quan hệ dịch vụ

Lao động khoán việc cũng cần được xem xét dựa trên bản chất quan hệ, không chỉ dựa trên tên gọi “hợp đồng khoán”.

Nếu doanh nghiệp xác lập một quan hệ dịch vụ/khoán việc thực sự, hồ sơ có thể bao gồm:

• Hợp đồng giao khoán hoặc hợp đồng dịch vụ.

• Nội dung công việc, sản phẩm hoặc kết quả cần hoàn thành.

• Tiêu chí nghiệm thu.

• Biên bản nghiệm thu khối lượng/sản phẩm.

• Bảng xác định giá trị và phương thức thanh toán.

• Chứng từ thanh toán.

• Hồ sơ thuế và giấy tờ định danh của người nhận tiền.

Ngược lại, nếu thực tế có các dấu hiệu như chấm công cố định, chịu sự điều hành thường xuyên, áp dụng nội quy và kỷ luật lao động, nhận tiền lương ổn định theo tháng... thì doanh nghiệp cần đánh giá lại bản chất quan hệ.

Việc chỉ đổi tên hợp đồng không làm thay đổi bản chất pháp lý nếu thực tế quan hệ đáp ứng dấu hiệu của hợp đồng lao động theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024.

3.6. Xác định lại các khoản thu nhập làm căn cứ đóng BHXH

Ngoài việc xác định đúng đối tượng tham gia, doanh nghiệp cần rà soát tiền lương làm căn cứ đóng BHXH.

Theo Điều 7 Nghị định 158/2025/NĐ-CP, đối với người lao động thuộc chế độ tiền lương do người sử dụng lao động quyết định, tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc gồm mức lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp lương và các khoản bổ sung khác đáp ứng điều kiện theo quy định.

Theo quy định này, các khoản bổ sung khác xác định được mức tiền cụ thể, được thỏa thuận trong hợp đồng lao động và trả thường xuyên, ổn định trong mỗi kỳ trả lương có thể thuộc tiền lương làm căn cứ đóng. Ngược lại, các khoản phụ thuộc hoặc biến động theo năng suất lao động, quá trình làm việc và chất lượng thực hiện công việc được loại trừ theo điều kiện mà Nghị định quy định.

Do đó, doanh nghiệp không nên chỉ căn cứ vào tên gọi “hỗ trợ”, “thưởng”, “KPI” hoặc “phụ cấp” để quyết định có tính vào căn cứ đóng BHXH hay không. Cần xem xét đồng thời nội dung hợp đồng lao động, tính chất khoản tiền, điều kiện hưởng và cách chi trả thực tế.

Xem thêm: Đối tượng tham gia BHXH bắt buộc theo quy định mới nhất năm 2026

4. Hồ sơ giải trình không đóng BHXH cần chuẩn bị

Sau khi phân loại từng trường hợp, doanh nghiệp cần tập hợp hồ sơ phù hợp với nội dung cơ quan BHXH yêu cầu.

Hồ sơ giải trình có thể gồm:

• Công văn giải trình theo yêu cầu hoặc hướng dẫn của cơ quan BHXH.

• Bảng đối chiếu chi tiết.

• Hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ, hợp đồng khoán và các thỏa thuận có liên quan.

• Hồ sơ nghiệm thu đối với công việc khoán/dịch vụ.

• Thang lương, bảng lương, quy chế tiền lương, thưởng và các quy định liên quan.

• Bảng chấm công, bảng thanh toán tiền lương.

• Chứng từ chi trả.

• Hồ sơ quyết toán thuế TNCN của kỳ liên quan.

• Danh sách tham gia BHXH và chứng từ đóng BHXH.

• Giấy tờ chứng minh từng trường hợp không thuộc đối tượng tham gia BHXH bắt buộc.

Những điểm cần kiểm tra trước khi nộp hồ sơ

Hồ sơ giải trình nên bảo đảm tính nhất quán:

• Số liệu thuế có thể đối chiếu được với bảng lương và chứng từ.

• Loại hợp đồng phù hợp với thực tế làm việc.

• Cách xác định tiền lương và các khoản thu nhập thống nhất giữa hợp đồng, quy chế và bảng lương.

• Hồ sơ giải trình phản ánh đúng thực tế tại thời điểm phát sinh.

Không nên chờ đến khi cơ quan BHXH yêu cầu giải trình mới sửa chữa, thay thế hoặc lập lại hợp đồng, bảng chấm công hay chứng từ theo hướng không đúng với thực tế. Việc hồ sơ không phản ánh đúng thực tế có thể làm phát sinh rủi ro pháp lý nghiêm trọng hơn.

Hồ sơ giải trình không đóng BHXH

Xem thêm: Xuất hóa đơn ăn uống theo quy định mới nhất từ 01/07/2026

5. Giải trình không đóng BHXH có thể bị xử phạt không?

Việc có bị xử phạt hay không phụ thuộc vào hành vi thực tế, thời điểm xảy ra hành vi và quy định pháp luật áp dụng.

Từ ngày 10/09/2026, Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực, quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội và người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng. Nghị định 12/2022/NĐ-CP hết hiệu lực kể từ thời điểm Nghị định 283/2026/NĐ-CP có hiệu lực.

Do đó, khi doanh nghiệp nhận được yêu cầu giải trình, cần xác định đúng thời điểm phát sinh hành vi, nội dung vi phạm và quy định chuyển tiếp trước khi kết luận về mức xử lý.

Kết luận

Khi nhận được yêu cầu giải trình không đóng BHXH, doanh nghiệp nên bắt đầu từ việc đối chiếu dữ liệu, xác định đúng bản chất từng trường hợp và chuẩn bị hồ sơ chứng minh tương ứng.

Không phải mọi trường hợp có tên trong dữ liệu thuế đều mặc nhiên có cùng nghĩa vụ BHXH. Nghĩa vụ tham gia cần được xác định theo đối tượng, quan hệ làm việc, tiền lương làm căn cứ đóng và quy định pháp luật áp dụng tại thời điểm phát sinh.

Doanh nghiệp cũng cần thường xuyên rà soát hợp đồng, bảng lương, dữ liệu thuế và dữ liệu BHXH để phát hiện chênh lệch sớm, hạn chế rủi ro khi cơ quan BHXH thực hiện đối chiếu.

Nếu doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm hoặc đang gặp khó khăn trong việc giải trình không đóng BHXH, Kế toán Ngọc Vân có thể hỗ trợ:

• Đối chiếu dữ liệu thuế – lao động – BHXH.

• Phân loại từng trường hợp và xác định hồ sơ cần bổ sung.

• Rà soát hợp đồng, tiền lương và các khoản thu nhập có liên quan.

• Hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ và công văn giải trình theo yêu cầu của cơ quan BHXH.

CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ DOANH NGHIỆP NGỌC VÂN

• Hotline: 0941 233 469
• Website: www.vnyuyun.com
• Email: [email protected]
• Trụ sở: Tầng 3, Số 69 Nguyễn Tất Tố, Lê Chân, Hải Phòng
• Chi nhánh Hà Nội: Tầng 6, Số 2 Ngõ 18 Nguyễn Cơ Thạch, Phường Từ Liêm, Hà Nội
• Chi nhánh Tuyên Quang: Số 88, Đường 20/8, Phường Hà Giang 1, Tuyên Quang